一、發(fā)布會(huì)宣傳線
       召開發(fā)布會(huì)，其實(shí)就好比搭起臺(tái)子唱戲，如何想讓這場(chǎng)戲讓更多人來看，那就需要靠吆喝了。因此，想讓發(fā)布會(huì)的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按照一般的宣傳節(jié)奏，發(fā)布會(huì)宣傳一般分為預(yù)熱期、舉辦期和延續(xù)期，基本上也就是會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后環(huán)節(jié)。
確立發(fā)布會(huì)宣傳之前，我們首先要了解此次召開發(fā)布會(huì)的目的和背景、參會(huì)人員的特點(diǎn)和痛點(diǎn)，從而定下整體傳播策略，這個(gè)策略可以與發(fā)布會(huì)主題完全一致，也可以是在發(fā)布會(huì)主題基礎(chǔ)上做的一些延伸。
1、預(yù)熱期宣傳
       所有的宣傳活動(dòng)，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結(jié)合。預(yù)熱期的宣傳也是這樣的，而為了達(dá)到四兩撥千斤的效果，預(yù)熱期更側(cè)重線上宣傳。發(fā)布會(huì)預(yù)熱期一般指的是發(fā)布會(huì)正式召開的前一周，這段期間主要傳播目的就是擴(kuò)大發(fā)布會(huì)的聲勢(shì)，向外界傳達(dá)出XX要舉辦一個(gè)什么樣的發(fā)布會(huì)的消息。常規(guī)的線上預(yù)熱宣傳包括創(chuàng)意H5宣傳、倒計(jì)時(shí)海報(bào)宣傳、病毒視頻宣傳、邀請(qǐng)函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報(bào)紙廣告等。如果一個(gè)發(fā)布會(huì)規(guī)模比較大，預(yù)算比較多，運(yùn)營人員很充足，可以將上述方式全部選擇，從而將宣傳效果最大化。如果預(yù)算有限，人力有限的情況下，完成倒計(jì)時(shí)海報(bào)、圖片邀請(qǐng)函以及報(bào)紙廣告的宣傳，也能取得一定的發(fā)布會(huì)宣傳效果。
2、舉辦期宣傳
發(fā)布會(huì)的舉辦期宣傳，往往在發(fā)布會(huì)召開前后三天進(jìn)行，包括發(fā)布召開倒數(shù)第一天，發(fā)布會(huì)舉辦當(dāng)天和發(fā)布會(huì)結(jié)束后第一天，這個(gè)期間主要的宣傳側(cè)重點(diǎn)，就是流露部分發(fā)布會(huì)的重要看點(diǎn)內(nèi)容，因?yàn)橹坝辛祟A(yù)熱期的鋪墊，整個(gè)發(fā)布會(huì)的參會(huì)人數(shù)也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺(tái)宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。
3、延續(xù)期宣傳
       發(fā)布會(huì)的結(jié)束，并不意味著宣傳的結(jié)束。延續(xù)期宣傳，指的就是，在發(fā)布會(huì)結(jié)束后的一周內(nèi)繼續(xù)宣傳，趁著發(fā)布會(huì)結(jié)束的余溫，繼續(xù)趁熱打鐵，往往能起到錦上添花的宣傳效果。
發(fā)布會(huì)結(jié)束后，常規(guī)來說，主要進(jìn)行三方面的宣傳。第一是宣傳發(fā)布會(huì)通稿，在各大媒體網(wǎng)站進(jìn)行宣傳；第二是邀約一些KOL（意見領(lǐng)袖）進(jìn)行寫稿，分享對(duì)發(fā)布會(huì)的思考，俗稱KOL的軟廣；第三，是邀請(qǐng)一些記者報(bào)道，對(duì)公司或者負(fù)責(zé)人進(jìn)行專訪和深度報(bào)道，揭秘一些公司發(fā)布會(huì)背后的精彩內(nèi)容。需要注意的是，發(fā)布會(huì)通稿往往是在發(fā)布會(huì)開始前就準(zhǔn)備好的內(nèi)容，突出了此次活動(dòng)亮點(diǎn)以及一些嘉賓精彩發(fā)言，用于再次傳播發(fā)布會(huì)的精神內(nèi)涵。對(duì)KOL進(jìn)行約稿，一般都會(huì)找一些與產(chǎn)品匹配度比較高，且參加過發(fā)布會(huì)的KOL，進(jìn)行各種維度的約稿，讓其以行業(yè)觀察者或用戶的身份對(duì)公司新品進(jìn)行一次宣傳。
二、發(fā)布會(huì)資源落地線
       在進(jìn)行了轟轟烈烈的發(fā)布會(huì)宣傳的同時(shí)，還有一條非常重要的線，我們不能忘記，那就是發(fā)布會(huì)資源落地線，這關(guān)乎到發(fā)布會(huì)能否正常舉辦。發(fā)布會(huì)資源的落地，主要分為3類：人的準(zhǔn)備、物料的準(zhǔn)備和場(chǎng)地的準(zhǔn)備。
1、人的準(zhǔn)備
       發(fā)布會(huì)人的方面的準(zhǔn)備包括三種：第一個(gè)指的是參會(huì)嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會(huì)；第二個(gè)：指的是參加此次發(fā)布會(huì)的觀眾，需要從宣傳到報(bào)名結(jié)束，保證此次發(fā)布會(huì)的參與人數(shù)；第三個(gè)，指的是活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的工作人員，現(xiàn)場(chǎng)人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會(huì)活動(dòng)的順利召開。
嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會(huì)環(huán)節(jié)就開始對(duì)嘉賓進(jìn)行邀約，并且隨時(shí)確定嘉賓的排期與動(dòng)態(tài)，最好能有專人維護(hù)對(duì)接，直至對(duì)方出席發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。因?yàn)橐话愦罂У臅r(shí)間排期都會(huì)比較滿，在一對(duì)一對(duì)接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對(duì)活動(dòng)嘉賓的重視，其次也是為了持續(xù)確認(rèn)嘉賓的時(shí)間安排，保證嘉賓按時(shí)到場(chǎng)。
       發(fā)布會(huì)觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會(huì)前就開始進(jìn)行，且在預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，就必須完成發(fā)布會(huì)觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗(yàn)，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)能容納的參與人數(shù)，因?yàn)楫?dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動(dòng)，即使各位觀眾都按時(shí)到場(chǎng)了，我們也可以營造現(xiàn)場(chǎng)一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場(chǎng)氛圍。
       發(fā)布會(huì)工作人員的確定，需要在發(fā)布會(huì)預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個(gè)分工事項(xiàng)表和負(fù)責(zé)人聯(lián)系表，將工作職責(zé)分配到人，專人專崗，并且部分工作人員有緊急問題時(shí)，隨時(shí)可以聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決。
2、物料的準(zhǔn)備
       物料的準(zhǔn)備，主要包括兩種：第一個(gè)是指的發(fā)布會(huì)前期的宣傳物料，如之前說的邀請(qǐng)函，創(chuàng)意視頻等；第二種，指的是發(fā)布會(huì)當(dāng)天參會(huì)人員的伴手禮以及嘉賓禮物。
       因?yàn)檫@些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定、拍攝、剪輯、最終成片等過程。禮品的制作需要經(jīng)過挑選、打樣、批量制作、運(yùn)送等過程。每一種物料的確認(rèn)，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個(gè)周期非常長，物料準(zhǔn)備的截止時(shí)間，就是預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，也就是說，發(fā)布會(huì)前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。
3、場(chǎng)地的準(zhǔn)備
       場(chǎng)地的準(zhǔn)備，包括兩個(gè)步驟：第一步是策劃發(fā)布會(huì)階段，需要挑選合適的活動(dòng)場(chǎng)地；第二個(gè)是，發(fā)布會(huì)召開前夕，發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)需要布置完畢。
常見的發(fā)布會(huì)場(chǎng)地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會(huì)議中心和體育場(chǎng)館。在確定發(fā)布會(huì)場(chǎng)地時(shí)，需要綜合考慮場(chǎng)地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價(jià)格、場(chǎng)地排期等因素，挑選出一個(gè)性價(jià)比最合適的場(chǎng)地。
       在布置發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要提前設(shè)計(jì)布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各個(gè)區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動(dòng)會(huì)場(chǎng)、互動(dòng)展示區(qū)等，活動(dòng)會(huì)場(chǎng)又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)宣傳元素，這些也需要考慮好。如果預(yù)算足夠的情況下，布置場(chǎng)地的工作，交給一個(gè)靠譜的外包活動(dòng)策劃供應(yīng)商來做，往往效果看起來會(huì)更專業(yè)，主辦方也能更省心。
       綜上，當(dāng)我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會(huì)籌辦內(nèi)容后，此次發(fā)布會(huì)的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。仔細(xì)閱讀后發(fā)現(xiàn)，我們完成由內(nèi)而外，從核心到整體的籌辦工作，這樣的一個(gè)思路，對(duì)除了舉辦發(fā)布會(huì)之外的大型活動(dòng)，也能起到一定的借鑒意義。
但是，還是有一些點(diǎn)也需要大家注意，籌辦發(fā)布會(huì)是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，最好能進(jìn)行團(tuán)隊(duì)化協(xié)作，互補(bǔ)不同工作人員的優(yōu)勢(shì)，單靠一個(gè)人的力量幾乎不可能完成?；I辦發(fā)布會(huì)的過程中需要大量的準(zhǔn)備工作，做好進(jìn)度的把控非常重要，作為負(fù)責(zé)人，對(duì)于發(fā)布會(huì)各個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的進(jìn)度，一定要做到心中有數(shù)，穩(wěn)步推進(jìn)。發(fā)布會(huì)是一個(gè)巨大的工程，耗時(shí)耗力，我們需要細(xì)心細(xì)心再細(xì)心，檢查檢查再檢查，隨時(shí)迭代優(yōu)化，做好備選方案。
       從策劃到執(zhí)行一場(chǎng)發(fā)布會(huì)，是一個(gè)非常辛苦的過程，有身體的累，也有心理的累。我們經(jīng)常會(huì)感嘆，看著發(fā)布會(huì)從想法到落地實(shí)行，就像看著我們的一個(gè)孩子從孕育到出生一樣，相信每個(gè)做過大型活動(dòng)的運(yùn)營人，都會(huì)有類似體會(huì)。不過我們那些痛苦的、懊惱的、沮喪的經(jīng)歷，最后不統(tǒng)統(tǒng)都會(huì)變成我們的成長么？
上海樂海文化藝術(shù)有限公司，世界500強(qiáng)指定合作伙伴，一站式解決年會(huì)場(chǎng)地、創(chuàng)意年會(huì)策劃、創(chuàng)意表演、高效執(zhí)行等問題。我們樂海策劃團(tuán)隊(duì)，不論是在前期策劃，還是在后期活動(dòng)的執(zhí)行上，都用心對(duì)待，不論活動(dòng)大小，客戶大小，我們通過20年來的豐富經(jīng)驗(yàn)合理安排預(yù)算，掌控現(xiàn)場(chǎng)，爭取給每位來賓留下深刻印象，努力做到活動(dòng)策劃執(zhí)行領(lǐng)域的領(lǐng)頭羊！
       未來，樂海文化團(tuán)隊(duì)也將在活動(dòng)策劃、活動(dòng)執(zhí)行領(lǐng)域砥礪前行，向著更高、更好的方向邁進(jìn)。上海樂海文化藝術(shù)有限公司憑借卓越的市場(chǎng)洞察力、4A創(chuàng)意水準(zhǔn)的國際視野、以及360度全方位跨界策劃能力，努力將每場(chǎng)活動(dòng)策劃執(zhí)行到完美狀態(tài)，努力做活動(dòng)策劃執(zhí)行領(lǐng)域的先驅(qū)領(lǐng)導(dǎo)者。上海樂海文化藝術(shù)有限公司，世界500強(qiáng)指定合作伙伴，一站式解決會(huì)議場(chǎng)地、創(chuàng)意會(huì)議策劃、創(chuàng)意表演、高效執(zhí)行等問題。

上海樂海文化藝術(shù)有限公司網(wǎng)站：http://chinasmartmachinery.com/